Tra soát giao dịch có thể phát sinh sau vài tuần hoặc vài tháng kể từ ngày thanh toán. Vì vậy, lưu trữ đầy đủ chứng từ là bước quan trọng giúp Nhà bán hàng có cơ sở xác minh giao dịch và bảo vệ quyền lợi khi cần thiết. 

Nhà bán hàng cần lưu những gì, trong bao lâu và lưu như thế nào? Dưới đây là hướng dẫn chi tiết.  

Tra soát giao dịch là gì?

Tra soát giao dịch là trường hợp chủ thẻ hoặc ngân hàng phát hành thẻ yêu cầu kiểm tra lại một giao dịch đã thực hiện. Ví dụ khi khách không nhận ra khoản chi tiêu trên sao kê, cho rằng bị trừ tiền hai lần, hoặc khiếu nại về hàng hóa, dịch vụ đã nhận. 

Khi có yêu cầu, SmartPay sẽ liên hệ Nhà bán hàng để thu thập chứng từ chứng minh giao dịch hợp lệ. Nếu chứng từ đầy đủ, quyền lợi của Nhà bán hàng được bảo vệ. Nếu không, khoản tiền của giao dịch đó có thể bị hoàn lại cho chủ thẻ.

05 loại chứng từ cần lưu trữ

1. Liên hóa đơn của Nhà bán hàng (hóa đơn giao dịch SmartPOS) 

Sau mỗi giao dịch, máy SmartPOS in 2 liên hóa đơn: một liên giao cho khách, một liên Nhà bán hàng giữ lại. Liên của Nhà bán hàng là chứng từ quan trọng nhất. 

Trước khi giao hóa đơn cho khách, kiểm tra hóa đơn có đủ các thông tin sau:

Lưu ý:  

- Nếu giao dịch dùng phương thức xác thực bằng ký tên, hóa đơn thiếu chữ ký khách hàng sẽ không được chấp nhận làm bằng chứng. Nhà bán hàng nhớ nhắc nhân viên thu ngân kiểm tra trước khi khách rời quầy - sau đó thì không lấy được nữa. 

- Hóa đơn in nhiệt (giấy POS) sẽ mờ dần và có thể mất chữ hoàn toàn sau 6-12 tháng, trong khi thời hạn lưu trữ cần thiết là tối thiểu 24 tháng. Vì vậy chỉ giữ giấy là không đủ - hãy chụp lại hóa đơn bằng điện thoại ngay trong ngày và lưu vào thư mục điện tử. 

2. Hóa đơn bán lẻ hoặc hợp đồng 

Tùy loại hình kinh doanh, Nhà bán hàng lưu thêm hóa đơn bán lẻ, hợp đồng hoặc chứng từ tương đương, thể hiện được: 

3. Bằng chứng đã giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ 

Đây là loại chứng từ khác nhau rõ rệt theo từng mô hình kinh doanh. Nhà bán hàng xem mình thuộc nhóm nào: 

4. Chính sách đổi trả và hủy đã thông báo cho khách hàng 

Vì sao quan trọng: phần lớn khiếu nại liên quan đến hàng hóa và dịch vụ xoay quanh một câu hỏi “khách đã được biết chính sách chưa?”. Chứng minh được là có, vị thế của Nhà bán hàng trong quá trình tra soát mạnh hơn nhiều. 

5. Lịch sử liên lạc với khách hàng 

Tin nhắn, email hoặc trao đổi khác liên quan đến giao dịch - đặc biệt khi có thỏa thuận riêng về thời gian giao hàng, đổi trả hay giảm giá. Nhà bán hàng chụp màn hình và lưu cùng các chứng từ khác của giao dịch đó. 

Lưu trữ chứng từ trong bao lâu? 

SmartPay khuyến nghị Nhà bán hàng lưu giữ chứng từ tối thiểu 24 tháng kể từ ngày giao dịch. Đây cũng là nghĩa vụ của Nhà bán hàng theo hợp đồng dịch vụ đã ký với SmartPay. 

Vì sao cần tới 24 tháng: yêu cầu tra soát có thể phát sinh khá lâu sau ngày giao dịch, không phải chỉ trong tháng đó. Lưu trữ đủ thời hạn giúp Nhà bán hàng luôn ở thế chủ động. 

Lưu trữ như thế nào? 

Bảo mật khi lưu trữ chứng từ - điều tuyệt đối không được bỏ qua 

Chứng từ giao dịch có chứa thông tin thẻ và thông tin khách hàng. Vì vậy: 

Checklist lưu trữ chứng từ 

Câu hỏi thường gặp 

1. Hóa đơn POS của tôi bị mờ, không đọc được nữa thì sao?  

Trả lời: Hóa đơn in nhiệt mờ dần theo thời gian là hiện tượng bình thường, đó là lý do Nhà bán hàng nên chụp lại ngay trong ngày giao dịch. Nếu hóa đơn đã mờ, hãy bổ sung các chứng từ khác của cùng giao dịch (hóa đơn bán lẻ, bằng chứng giao hàng) và liên hệ SmartPay để được hướng dẫn. 

2. Tôi chỉ bán tại quầy, không giao hàng thì có cần lưu bằng chứng giao hàng không? 

Trả lời: Không cần phiếu giao hàng hay vận đơn. Với bán hàng tại chỗ, hóa đơn bán hàng và hình ảnh camera tại thời điểm giao dịch là chứng từ phù hợp. 

3. Lưu bằng ảnh chụp điện thoại có được chấp nhận không?  

Trả lời: Được, với điều kiện ảnh rõ nét, đọc được toàn bộ thông tin trên chứng từ và không bị chỉnh sửa. 

4. Tôi có nhiều máy POS ở nhiều điểm bán, nên tổ chức thế nào?  

Trả lời: Nhà bán hàng nên tách thư mục theo từng mã máy (TID) hoặc từng điểm bán, sau đó chia tiếp theo tháng. Cách này giúp tìm chứng từ nhanh hơn nhiều khi có yêu cầu tra soát. 

5. Sau 24 tháng tôi có được hủy chứng từ không?  

Trả lời: 24 tháng là thời hạn tối thiểu. Nếu điều kiện lưu trữ cho phép, Nhà bán hàng có thể giữ lâu hơn. Khi hủy, cần hủy theo cách không để lộ thông tin thẻ và thông tin khách hàng (ví dụ: cắt nhỏ hoặc xóa file vĩnh viễn). 

Trong trường hợp Nhà bán hàng cần được hỗ trợ và hướng dẫn chi tiết thêm, vui lòng liên hệ với SmartPay qua các kênh chính thức sau: 

- Hotline: 1900 545 488 

- Email: [email protected]  

- Fanpage Facebook: https://www.facebook.com/SmartPayVN  

- Zalo OA: zalo.me/3450631542832279694 

SmartPay