Nếu Nhà bán hàng vừa nhận được thông báo từ SmartPay đề nghị cung cấp chứng từ cho một giao dịch, bài viết này sẽ hướng dẫn cụ thể 3 việc cần làm và các mốc thời gian cần chú ý. 

Điều quan trọng là hãy phản hồi càng sớm càng tốt. Phần lớn trường hợp Nhà bán hàng mất tiền không phải vì giao dịch có vấn đề mà vì không kịp gửi chứng từ đúng thời hạn yêu cầu. 

Vì sao có yêu cầu này? 

Khi chủ thẻ hoặc ngân hàng phát hành thẻ khiếu nại một giao dịch, ngân hàng phát hành sẽ thực hiện quy trình tra soát. SmartPay là bên trung gian tiếp nhận và liên hệ Nhà bán hàng để thu thập chứng từ chứng minh giao dịch hợp lệ. 

Việc yêu cầu cung cấp chứng từ không đồng nghĩa với việc SmartPay nghi ngờ Nhà bán hàng. Đây là quy trình bắt buộc trong hệ thống thanh toán thẻ, các chứng từ Nhà bán hàng gửi chính là căn cứ để bảo vệ khoản tiền của Nhà bán hàng.

3 bước cần làm 

Bước 1: Xác định đúng giao dịch được yêu cầu 

Đọc kỹ thông báo và đối chiếu: ngày giờ giao dịch, số tiền, mã máy (TID), mã số duyệt. 

Nếu Nhà bán hàng có nhiều điểm bán hoặc nhiều máy POS, việc xác định đúng máy nào và ngày nào là bước quan trọng, tránh gửi sai chứng từ và mất thêm thời gian. 

Bước 2: Tập hợp đầy đủ chứng từ 

Chưa rõ từng loại chứng từ gồm những gì? Xem tại đây: Những Chứng Từ Cần Lưu Trữ Khi Giao Dịch

Nếu thiếu một loại chứng từ, đừng bỏ trống mà hãy gửi những gì có và nói rõ tình trạng với SmartPay. Chứng từ chưa đầy đủ vẫn tốt hơn là không phản hồi. 

Bước 3: Gửi chứng từ trong thời hạn được thông báo  

Thời hạn cụ thể được ghi trong thông báo SmartPay gửi tới Nhà bán hàng. Hãy chú ý mốc thời gian này ngay khi nhận thông báo và gửi trước hạn, tránh đợi tới ngày cuối. 

Nếu Nhà bán hàng cần thêm thời gian hoặc gặp khó khăn trong việc tập hợp chứng từ, hãy liên hệ ngay hotline của SmartPay 1900 545 488. Việc chủ động thông báo sớm luôn tốt hơn là im lặng đến hết hạn. 

Điều gì xảy ra nếu không gửi được chứng từ đúng hạn? 

Nhà bán hàng cần biết rõ điều này để đánh giá đúng mức độ quan trọng. 

Trong quá trình tra soát, quyết định được đưa ra dựa trên bằng chứng hai bên cung cấp. Nếu phía Nhà bán hàng: 

- Không có chứng từ 

- Chứng từ thiếu thông tin bắt buộc (ví dụ: thiếu chữ ký khách hàng khi giao dịch xác thực bằng ký tên) 

- Chứng từ mờ, không đọc được 

- Phản hồi sau thời hạn được thông báo 

thì khiếu nại sẽ được xử lý theo hướng bất lợi cho Nhà bán hàng và khoản tiền của giao dịch đó sẽ bị trừ hoặc thu hồi từ Nhà bán hàng. 

Nói cách khác, giao dịch hợp lệ nhưng không chứng minh được, về mặt kết quả cũng giống như giao dịch không hợp lệ. Đó là lý do việc lưu chứng từ hàng ngày và phản hồi đúng hạn quan trọng với doanh thu của Nhà bán hàng. 

Để chủ động hơn trong những lần tra soát sau 

Sau khi xử lý xong yêu cầu lần này, Nhà bán hàng hãy dành 15 phút thiết lập 3 việc: 

Câu hỏi thường gặp 

1. Tôi có thể gửi ảnh chụp điện thoại thay vì bản scan không?  

Trả lời: Được, miễn ảnh rõ nét và đọc được toàn bộ thông tin trên chứng từ. 

2. Tôi không tìm được hóa đơn POS của giao dịch đó thì sao?  

Trả lời: Hãy gửi các chứng từ khác của cùng giao dịch (hóa đơn bán lẻ, bằng chứng giao hàng, biên lai chốt lô ngày đó) và liên hệ SmartPay để được hướng dẫn. Đừng bỏ qua yêu cầu vì thiếu một loại chứng từ. 

3. Nếu tôi phản hồi sau thời hạn thì còn cơ hội không?  

Trả lời: Sau khi hết thời hạn, việc xử lý khiếu nại đã theo quy trình của ngân hàng phát hành và tổ chức thẻ. Vì vậy Nhà bán hàng nên phản hồi trong thời hạn và liên hệ SmartPay sớm nếu cần hỗ trợ. 

4. Nếu chứng từ đầy đủ thì có chắc chắn giữ được tiền không?  

Trả lời: Chứng từ đầy đủ và hợp lệ là căn cứ quan trọng nhất để bảo vệ quyền lợi của Nhà bán hàng. Kết quả cuối cùng do ngân hàng phát hành và tổ chức thẻ quyết định theo quy trình tra soát. 

Trong trường hợp Nhà bán hàng cần được hỗ trợ và hướng dẫn chi tiết thêm, vui lòng liên hệ với SmartPay qua các kênh chính thức sau: 

- Hotline: 1900 545 488 

- Email: [email protected]  

- Fanpage Facebook: https://www.facebook.com/SmartPayVN  

- Zalo OA: zalo.me/3450631542832279694 

SmartPay